Microsoft Office 365 – biuro w chmurze 1 czerwca 2017 | Justyna Sanigórska
Pakiet biurowy Microsoft Office zna prawie każdy posiadacz komputera. Od lat towarzyszy pracownikom biur, studentom, dyrektorom i naukowcom, ułatwiając tworzenie wszelkiego typu pism, dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Jednak podobnie jak komputery osobiste, również pakiet Office zmienił się, aby dopasować się do użytkownika ceniącego mobilność i pracującego nie tylko w biurze.
Powszechny dostęp do bezprzewodowego i szybkiego Internetu sprawił, że nie musimy już wszystkich dokumentów czy plików trzymać fizycznie na naszym urządzeniu, lecz możemy je przechowywać w tzw. "chmurze". Dzięki temu nie tylko służbowy komputer stojący na biurku w naszej pracy pozwoli nam na otwarcie i edycję dokumentu, lecz także smartfon, tablet czy poręczny ultrabook.
I właśnie w ten nurt wpasowuje się Microsoft Office 365, który przestaje być aplikacją instalowaną na naszym komputerze i staje się usługą opartą o Cloud Computing.
Zawrotne tempo rozwoju rynku IT przyczyniło się do ogromnego postępu w dziedzinie Internetu, jak i wszystkich usług z nim związanych, w tym technologii zwanej potocznie chmurą. Zmiana myślenia odnośnie sposobu przetwarzania danych wynika z braku konieczności przechowywania setek gigabajtów informacji na różnego rodzaju nośnikach. Niewątpliwie istotna stała się możliwość dostępu do zasobów z każdego zakątka świata. Chmura niesie za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców, zaczynając od aspektów finansowych, a kończąc na funkcjonalności.
Rozwiązanie cloudowe pozwala znacznie zmniejszyć koszty prowadzenia działalności. Płatność dotyczy tylko tego, co wykorzystujemy, bez potrzeby płacenia firmie hostingowej za abonament. Nie bez znaczenia jest też uniknięcie ponoszenia kosztów dotyczących utrzymania infrastruktury serwerowej. Dzięki przechowywaniu danych w chmurze mamy pewność, że żadne informacje nie zostaną utracone np. podczas awarii sprzętu komputerowego.
Osoby, które miały do czynienia z poprzednimi wersjami pakietu Office, z pewnością zastanawiają się, jakie różnice nastąpiły w Office 365 i dlaczego zamiast pakietu, dla którego licencja jest dożywotnia, dostajemy możliwość zakupu produktu z subskrypcją przedłużaną co miesiąc lub raz w roku. Otóż podstawową różnicą jest to, że poprzednie wersje pakietu Office składały się jedynie z aplikacji oferowanych przez Microsoft. Office 365 odchodzi od tego schematu i skupia się na usługach w chmurze. Zyskujemy tutaj przede wszystkim profesjonalny e-mail, wirtualny dysk oraz możliwość współdzielenia dokumentów, organizowanie spotkań online, firmową sieć społecznościową i wsparcie techniczne. Oczywiście nie zostały tu również pominięte klasyczne programy Office znane z poprzednich wersji - Office 365 został wzbogacony o wersje online tych aplikacji, co doskonale sprawdza się w pracy poza biurem i w przypadku braku dostępu do służbowego komputera.
Microsoft oferuje do wyboru sześć pakietów, dzięki czemu każdy użytkownik znajdzie coś odpowiedniego dla siebie.
Pakiet Bussiness Essentials
Pakiet Business Essentials to doskonałe rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie liczba użytkowników nie przekracza 300 osób. Skład pakietu okrojony jest o klasyczne wersje znanych programów Office, jednak producent oddaje użytkownikom do dyspozycji szereg usług, które zdecydowanie usprawniają pracę w biurze. Usługi wchodzące w skład pakietu to:
Office w wersji przeglądarkowej
Do dyspozycji mamy tutaj cztery najbardziej znane i przydatne programy biurowe od Microsoftu: Word, Excel, PowerPoint oraz OneNote. Wszystkie one występują w wersji online, nie oferują jednak pełni możliwości, którą znamy z tych programów w formie stacjonarnej - niemniej pokryją one podstawowe potrzeby użytkowników. Dokumenty można w łatwy sposób tworzyć i udostępniać współpracownikom. Aplikacje te są uruchamiane bezpośrednio w przeglądarce internetowej, dzięki czemu pominięty jest tutaj cały proces pobierania oraz instalacji oprogramowania. Aktualizacje dokonywane są automatycznie, co pozwala na ciągły dostęp do najnowszych wersji software'u. Dostęp do plików możliwy jest z dowolnego miejsca, wystarczy do tego komputer z zainstalowaną przeglądarką internetową. Niestety, jak już wspomniano, wersje przeglądarkowe posiadają wiele ograniczeń w porównaniu do klasycznych wersji pakietu Office.
Microsoft Word w wersji online pozwala na naprawdę niewiele w stosunku do jego klasycznego odpowiednika. Co prawda umożliwia pełne formatowanie tekstu i stylów oraz wstawianie wszelkiego rodzaju obrazków i tabel, jednak już tutaj znajdujemy ograniczenie w postaci braku możliwości łączenia komórek.
Kolejny ze znanych programów od firmy Microsoft to Excel, który w wersji przeglądarkowej oferuje większości funkcji. Pod tym względem nie odbiega on szczególnie od swojej klasycznej wersji. Podczas wstawiania wykresów napotkamy jednak na problem wiążący się z brakiem możliwości ręcznego wyboru zakresu na osiach oraz wyznaczania linii trendu.
Podstawowe funkcje i namiastkę klasycznej wersji znajdujemy również w programie PowerPoint, służącym do przygotowywania prezentacji. Sieciowa wersja umożliwia tworzenie oraz edycję slajdów, formatowanie tekstu, wstawianie clipartów i obrazków oraz uruchamianie prezentacji online.
Ostatnim programem wchodzącym w skład Microsoft Web Apps jest OneNote, który wygląda niemal identycznie pod względem interfejsu i możliwości jak Web Apps Word. Umożliwia on w pełni funkcjonalne formatowanie tekstu i stylów, a także wstawianie clipartów, obrazków i tabel z wyłączeniem możliwości łączenia komórek.
Wersje przeglądarkowe powyższych programów posiadają wiele zalet, jak choćby bezpieczeństwo, które wiąże się z brakiem ryzyka utraty dokumentu nawet w przypadku awarii komputera. Niewątpliwym atutem jest także możliwość pracy wielu osób na jednym dokumencie w tym samym czasie, ponadto zapisywana jest historia naniesionych zmian.
Skype for Business
Aplikacja pozwala na spotkania jednocześnie nawet z 250 osobami. Co najważniejsze, pozostali rozmówcy nie muszą posiadać zainstalowanej aplikacji Skype - do kontaktu wystarczy im telefon oraz aktywne łącze internetowe. Aplikacja doskonale współpracuje z całym pakietem Office, umożliwiając sprawdzanie statusu wybranej osoby z listy kontaktów, a następnie zaplanowania spotkania z nią poprzez program Outlook. Szyfrowanie i uwierzytelnianie gwarantują wysokie bezpieczeństwo.
OneDrive for Business
Usługa ta zapewnia przestrzeń dyskową online, która pozwala na przechowywanie, synchronizowanie oraz udostępnianie plików. Korzystanie z usługi jest niezwykle proste i intuicyjne, a bezpieczeństwo stoi na najwyższym poziomie. Dostęp do dokumentów możliwy jest z każdego urządzenia zarówno przez przeglądarkę, jak i specjalnie dedykowaną do tego aplikację. Wspólna praca nad dokumentami - bez względu na odległość, jaka dzieli współpracowników - nie stanowi teraz problemu. Zmiany, które są dokonywane, można śledzić na bieżąco, co zdecydowanie zwiększa kontrolę i pomaga uniknąć jakichkolwiek błędów. W momencie braku dostępu do Internetu nanoszone zmiany zapisują się, a synchronizacja następuje zaraz po połączeniu z Siecią.
Exchange Online
Niezwykle funkcjonalną usługą oferowaną w ramach pakietu Business Essentials jest hostowana poczta e-mail Exchange Online. Posiada ona zaawansowane możliwości pozwalające na ochronę informacji. Wszystkie skrzynki pocztowe w ramach usługi chronione są za pomocą filtrów antyspamowych, które zapewniają również wykrycie złośliwego oprogramowania. Niewątpliwie dla każdej firmy najważniejsza jest ochrona swoich danych przed dostaniem się ich w niepowołane ręce - funkcja ochrony danych uniemożliwia i blokuje wysyłanie poufnych danych niewłaściwym użytkownikom. Dużym ułatwieniem, które wpływa na wydajność pracowników, jest dostęp do wielu funkcjonalności z jednego miejsca. W Exchange Online mamy dostęp do kontaktów oraz możliwość korzystania z poczty e-mail i kalendarza, bez względu na lokalizację, w której aktualnie się znajdujemy.
SharePoint Online
SharePoint Online to wielozadaniowa platforma, która umożliwia zarządzanie dokumentami, efektywną pracę zespołu zgodnie z harmonogramem oraz szybkie i łatwe raportowanie. W kilka minut można skonfigurować witrynę dla zespołu, gdzie możliwe będzie śledzenie notatek ze spotkań, a także udostępnianie dokumentów.
Yammer
Do efektywnej współpracy wymagana jest dobra komunikacja między pracownikami. Doskonałym narzędziem dedykowanym do takich zadań jest Yammer, czyli wewnętrzna, firmowa sieć społecznościowa, w ramach której mogą tworzyć się grupy. Jest to szczególnie przydatne w projektach, w których bierze udział kilka osób, a komunikacja pomiędzy nimi jest niezbędna.
Office Delve
Aplikacja ta wyświetla zawartość z usługi Office 365 dostosowaną do użytkownika. Dzięki obsłudze przez funkcję Office Graph program pozwala na udostępnianie informacji, uwzględniając uprawnienia danej osoby oraz tego, nad czym ona aktualnie pracuje.
Dodatkowo cały pakiet oferuje integrację z Active Directory, niezawodność usługi wynoszącą 99,9% i pomoc techniczną w momentach krytycznych 24/7.
Pakiet Business
Pakiet Business, w odróżnieniu od Business Essentials, bardziej skupia się na aplikacjach pakietu Office niż na usługach. Jest to zdecydowanie propozycja dla małych i średnich firm, gdzie niezbędne są programy Office w wersji klasycznej. Znajdziemy tutaj również, tak jak to było we wcześniej omawianym pakiecie, przestrzeń dyskową na OneDrive o pojemności 1 TB i wersje przeglądarkowe programów Word, Excel, PowerPoint oraz OneNote. Dodatkowo jednak pakiet zawiera wersję Office przeznaczoną specjalnie na tablety i smartfony oraz sześć pełnych aplikacji Office. Do dyspozycji producent oddaje: Word, Excel, Outlook, OneNote, PowerPoint oraz Publisher.
Pakiet Business Premium
Pakiet Business Premium to połączenie dwóch powyższych pakietów. Obejmuje on pełne wersje aplikacji Office, dostęp do przestrzeni dyskowej OneDrive oraz usługi oferowane w ramach pakietu Business Essentials. Przeznaczony jest dla użytkowników, którzy pragną połączenia klasycznej wersji Microsoft Office z funkcjonalnością usług w chmurze.
Pakiet Enterprise E1
Pakiet Enterprise E1 to odpowiednik pakietu Business Essentials, skupiający się, tak jak to było i w tamtym przypadku, na usługach. W porównaniu z pakietem Business można zauważyć trzy istotne różnice. Po pierwsze, nie istnieje tutaj jakiekolwiek ograniczenie, jeżeli chodzi o maksymalną liczbę użytkowników - licencję można wykupić na więcej niż 300 użytkowników. Kolejną różnicą, która ma znaczenie w ciągłości pracy firmy, jest pomoc techniczna w przypadku każdego zdarzenia, a nie tylko w przypadku zdarzeń krytycznych. Dodatkowo producent udostępnia portal umożliwiający przesyłanie i udostępnianie plików wideo w firmie.
Pakiet ProPlus
Pakiet ProPlus to rozszerzona wersja pakietu Business. Posiada te same funkcje, co pakiet Business, wyróżnia się natomiast brakiem ograniczeń odnośnie maksymalnej liczby użytkowników. Dodatkowo wyposażona jest w samoobsługową analizę biznesową oraz możliwość zarządzania aplikacjami w firmie. Pakiet aplikacji Office wzbogacony jest o program Access. Pomoc techniczna, tak jak miało to miejsce w poprzednim pakiecie, dostępna jest w każdym przypadku.
Pakiet Enterprise E3
Pakiet Enterprise E3 to połączenie pakietu Enterprise E1 z ProPlus. Daje on dostęp do wszystkich usług i aplikacji znajdujących się w tańszych wersjach. Zapewnia też pełną ochronę informacji i zgodność z przepisami, a nawet zbiera elektroniczne materiały dowodowe (np. w przypadku pracownika działającego na niekorzyść firmy). Ten pakiet oferuje również OneDrive z nieograniczoną przestrzenią dyskową.
Nasza oferta obejmuje zarówno subskrypcję miesięczną, jak i roczną. Licencja typu CSP wyróżnia się miesięcznym cyklem płatności oraz możliwością rezygnacji w dowolnym momencie. Nie bez znaczenia jest też możliwość konfigurowania zawartości pakietu w trakcie trwania subskrypcji. W każdej chwili można aktywować oraz wyłączać poszczególne aplikacje oraz usługi. Drugą formą licencji jest OPEN, w którym umowa podpisywana jest na okres roku, a do wyboru są dwie formy płatności: roczna lub miesięczna.
Zachęcamy do zapoznania się z obiema ofertami abonamentowymi dostępnymi w sklepie kuzniewski.pl. Nasi opiekunowie klienta biznesowego wyjaśnią wszelkie wątpliwości i pomogą w dobraniu optymalnego pakietu Microsoft Office 365.
